TL;DR: Nieuwzględnianie codziennej pracy firmy oraz udziału biznesu w realizacji wdrożenia systemu ERP znacząco ogranicza szanse na sukces. Zamiast podejścia „big bang” działaj „step by step”. Proces może potrwać nieco dłużej, ale pierwsze efekty odczujesz znacznie szybciej. Rozpocznij od wdrożenia elementów stanowiących silnik całego systemu. Naucz pracowników z nim funkcjonować i dopiero później wdrażaj kolejne komponenty. Gwarantujemy, że znacząca część pierwotnie założonych funkcjonalności zmieni swój priorytet. Niektóre okażą się zbędne, inne trzeba będzie przebudować, więc po co robić to dwukrotnie? Z jakiegoś powodu zaufałeś swojemu partnerowi wdrożeniowemu i postawiłeś na współpracę z nim. Zanim podważysz jego metody działania, zastanów się, dlaczego je zaproponował.
Realizacja wdrożenia systemu ERP – sprawdzian przygotowań
Na tym etapie pada kluczowe hasło „sprawdzam”. Wszystkie wcześniej podjęte decyzje zostaną zweryfikowane i jak papierek lakmusowy wskażą, które z nich przybliżają osiągnięcie sukcesu, a które od niego oddalają lub nawet uniemożliwiają. Dlatego tak istotne są wcześniejsze etapy – analiza biznesowa, przygotowanie organizacji, świadomy wybór partnera i jasne warunki współpracy. Przeprowadzone sumiennie i świadomie dają pewność, że przed Tobą ostatnia prosta do osiągnięcia celów i odczucia mierzalnych korzyści biznesowych.
Jedyne, co pozostaje, to uruchomić projekt. Zanim jednak zaczniesz działać, upewnij się, że nadal z partnerem wdrożeniowym gracie do jednej bramki i zgadzacie się co do każdego etapu jego przebiegu. Jeśli masz wątpliwości, czy proponowane podejście przez partnera wdrożeniowego jest właściwe, poszukajcie wspólnie płaszczyzny porozumienia. Partner zrealizował już co najmniej kilkanaście podobnych projektów, zdobył doświadczenie i potrafi uzasadnić, dlaczego takie, a nie inne podejście jest właściwe. Z kolei partner wdrożeniowy powinien rozważyć każdą uwagę organizacji wdrażającej system, rozwiać wszelkie wątpliwości i uwzględnić w przebiegu realizacji wdrożenia systemu ERP te, które zostały wspólnie uznane za zasadne.
Jaki model wdrożenia systemu ERP wybrać?
Kuszące może wydawać się wybranie podejścia agile’owego do wdrożenia. Przyjmując, że czas trwania i budżet projektu nie są dla nas najistotniejszymi parametrami i możemy pozwolić sobie na ich przekroczenie, jesteśmy w stanie w tym podejściu osiągnąć sukces.
My jednak jesteśmy zwolennikami metodycznego podejścia i realizowania każdego etapu po kolei. Nie budujemy kompletnie nowego rozwiązania, więc raczej nie znajdziemy się w sytuacji, kiedy całą wykonaną pracę trzeba będzie wyrzucić i przebudować system od nowa. Nie ma więc potrzeby komplikowania sobie życia i pracowania „na żywym organizmie”.
Realizację wdrożenia systemu ERP warto podzielić na etapy. Dzięki temu zyskujemy większą kontrolę nad finalnym kształtem systemu i wdrożonych funkcjonalności. Zaczynając od wdrożenia części procesów, które będą stanowić silnik systemu ERP, zyskujemy szansę na:
- mniejszy chaos związany z przejściem na nowy system ERP,
- większą świadomość jego funkcjonowania,
- weryfikację dalszych planów,
- rozbudowę tych funkcjonalności, których realnie potrzebujemy, a nie tych, które wydawało nam się, że będą potrzebne.
Jak pogodzić realizację wdrożenia systemu ERP z codzienną pracą firmy?
W realizację projektu po stronie organizacji wdrażającej będą zaangażowani pracownicy, którzy poza udziałem w projekcie mają pulę codziennych zadań do wykonania. Część z nich będzie można przesunąć, kolejne oddelegować, a niektóre będą musiały zostać wykonane dokładnie w tym, a nie innym terminie. Warto wziąć to pod uwagę i nie planować wdrożenia produkcyjnego danego etapu np. w czasie zamknięcia roku finansowego czy najwyższego obłożenia produkcyjnego, jeśli naszą branżę charakteryzuje sezonowość.
Między innymi dlatego w proces realizacji wdrożenia systemu ERP powinno być zaangażowane nie tylko IT, ale również przedstawiciele biznesu. To oni są w stanie wychwycić i wskazać momenty, które należy uwzględnić podczas realizacji projektu.
Transkrypcję odcinka możesz przeczytać tutaj.
Komunikacja i monitoring postępów wdrożenia
Fundamentem powodzenia realizacji wdrożenia systemu ERP jest uczciwa komunikacja statusu prac projektowych przez obydwie strony. W czasie realizacji wdrożenia mamy do czynienia z równoległym wykonywaniem nawet kilkuset zadań, które nakładają się na siebie. Dlatego zachowanie kontroli nad postępem prac jest podstawą tego, żeby mieć świadomość, gdzie jesteśmy w projekcie. Nieprawdziwe lub zakłamane informacje praktycznie odbierają nam szansę na przygotowanie planu naprawczego, który pozwoli na powrót projektu na właściwe tory.
Z punktu widzenia projektu nie ma znaczenia, po której stronie leży wina i dlaczego nie jest ona „naszą winą”. Realnie interesuje nas to, które zadania zostały wykonane poprawnie, można je uznać za zamknięte i posuwają projekt do przodu, a które przez braki i błędy wymagają poprawy.
Jeśli w jakimś obszarze pojawiają się opóźnienia, jest to sygnał dla kadry zarządzającej, żeby bliżej przyjrzeć się panującej tam sytuacji. Być może zespół ma zbyt małe wsparcie i „nie wyrabia się” z wykonaniem wszystkich zadań. Być może występują braki kompetencyjne lub merytoryczne, które należy uzupełnić, albo trzeba przesunąć realizację tego etapu na późniejszy termin lub wymienić zespół go realizujący.
Etapowe uruchamianie systemu ERP
O podejściu etapowym już wspominaliśmy wcześniej. Teraz przyjrzymy mu się bliżej i wyjaśnimy, co się pod nim kryje. Zacznijmy od rozłożenia realizacji wdrożenia na etapy:
- start,
- stabilizacja,
- kolejne funkcjonalności.
Uruchamiamy początkowo około 2/3 całego systemu, dajemy sobie czas na jego stabilizację, usuwamy błędy, uczymy użytkowników sprawnego i wydajnego korzystania z systemu. Dzięki temu powstają pierwsze wnioski, użytkownicy nabierają doświadczenia i przekazują swoje opinie. Na tej podstawie weryfikujemy kolejne funkcjonalności do wdrożenia.
Część funkcjonalności okaże się niepotrzebna, niektóre będą wymagać zmian, a część, która miała być jedynie „dodatkiem”, stanie się krytyczna – niezbędna do funkcjonowania. W kolejnym kroku powtarzamy ten sam cykl – wdrażamy kolejne funkcjonalności, testujemy, stabilizujemy i tak do momentu pełnej realizacji wdrożenia systemu ERP.
Zaufaj doświadczeniu partnera wdrożeniowego
Ostatnią kwestią, którą poruszymy, jest zaufanie (a czasami jego brak) do partnera wdrożeniowego. Zdarzają się sytuacje, kiedy proponowane podejście jest kwestionowane – wydaje nam się, że lepiej wiemy, jak przeprowadzić migrację, mamy własne pomysły na budowanie ścieżek testowych czy tworzenie dokumentacji.
Oczywiście warto każdą wątpliwość omówić, a przede wszystkim wyjaśnić intencje, które za nią stoją (wspominaliśmy o tym podczas omawiania negocjacji). W ten sposób usprawnimy komunikację i wypracujemy wspólne rozwiązanie. Z jakiegoś powodu zaufaliśmy i wybraliśmy tego, a nie innego partnera wdrożeniowego.
Dopóki partner nie naruszył naszego zaufania, warto zawierzyć, że proponowane przez niego rozwiązania wynikają z wiedzy i doświadczenia zdobytego podczas poprzednich realizacji wdrożeń systemów ERP. Partner wdrożeniowy gra z nami do jednej bramki – jego celem też jest wdrożenie systemu, który będzie przynosić korzyści klientowi. Usługi wdrożeniowe są podstawą jego biznesu. Jeśli pozwoli sobie na niechlujną pracę i niewywiązywanie się z umowy, nie będzie w stanie utrzymać się na rynku.
Najważniejsze wnioski z realizacji wdrożenia systemu ERP
Realizacja wdrożenia systemu ERP to nie czas na eksperymenty, lecz sprawdzian naszych wcześniejszych przygotowań. Świadome i uwzględniające dostępne zasoby planowanie, etapowe wdrażanie oraz uczciwa komunikacja z obu stron przybliżają nas do osiągnięcia celu. Sukces zrealizowanego wdrożenia mierzymy nie tempem uruchomienia, ale tym, czy wdrożony system ERP działa stabilnie i wspiera firmę w rozwoju przez kolejne lata.
Więcej wskazówek i szczegółowe wyjaśnienia poruszanych kwestii znajdziesz w 6. odcinku podcastu. A jeśli chcesz upewnić się, czy właściwie przygotowałeś/aś się do realizacji projektu wdrożeniowego, zajrzyj do naszych poprzednich odcinków:
- 📄 Sprawdź też poprzednie artykuły z serii:
- ✉️ Podziel się swoimi doświadczeniami i pytaniami – napisz do nas na podcast@dahliamatic.pl.
Jakie są najważniejsze zasady udanego wdrożenia systemu ERP?
Kluczowe jest przygotowanie organizacji przed startem projektu, zaangażowanie kluczowych użytkowników i traktowanie wdrożenia jako inwestycji w przyszłość firmy, nie jednorazowego kosztu.
Jak zapewnić ciągłość działania firmy podczas wdrożenia ERP?
Projekt trzeba zaplanować tak, by nie kolidował z bieżącą działalnością. Unikaj wdrożeń w okresach wzmożonej pracy i przygotuj zespół na dodatkowe obciążenie - projekty ERP nie da się zrobić "przy okazji".
>