Wdrożenie nowego systemu ERP w firmie jest nierozerwalnie związane z oczekiwaniami, które nie tylko system, ale i projekt wdrożeniowy powinny spełnić. Kłopot pojawia się wtedy, gdy nie potrafimy odróżnić słusznych oczekiwań od tych, które jedyne, co zagwarantują to wzrost kosztów, wydłużenie czasu realizacji i niekończącą się frustrację wśród wszystkich uczestników projektu.
Przyjrzyjmy się oczekiwaniom z bliska. Analizujemy te, które są gwarancją niepowodzenia projektu i poczucia, że wdrożenie systemu ERP nie miało większego sensu.
Najczęściej zaczynają się one słowami: „ System ERP musi…
1. … w momencie startu być gotowy, by w 100% obsługiwać wymagania prawne obowiązujące w chwili jego startu.”
Na pierwszy rzut oka brzmi to rozsądnie, ponieważ przecież zależy nam na tym, aby nowy system ERP obsługiwał obowiązujące wymagania prawne w momencie zakończenia projektu, a nie jego startu. Sytuacja komplikuje się, gdy na końcówce wdrożenia ustawodawca zmienia wymogi prawne, a termin od kiedy będą obowiązywać zbiega się z czasem uruchomienia nowego systemu ERP. Oczekiwanie, które przyjęliśmy w takiej formie, automatycznie wymusza w tej sytuacji przesunięcie terminu uruchomienia systemu. Co więcej, nikt nie zagwarantuje, że sytuacja nie powtórzy się ponownie i możemy tkwić w impasie niekończących się przesunięć startu systemu ERP. Koszty projektu będą nieustannie wzrastać, a korzyści kolejny raz zostają odsunięte w czasie.
Co warto więc zmienić w założeniu? Przyjmijmy, że system ma spełniać określone i zdefiniowane wcześniej funkcje w momencie uruchomienia. W ten sposób mamy pewność kiedy zostanie uruchomiony i co dzięki niemu będziemy w stanie obsłużyć.
Omawialiśmy tę sytuację w odcinku: „Wdrożenie systemu ERP – koszt czy inwestycja?”.
A co z sytuacją, kiedy zmienią się obowiązujące przepisy? Zadbajmy o to niezależnie od nowego systemu ERP. Być może w pierwszym etapie warto je obsługiwać ręcznie korzystając ze wsparcia poza systemowego. W ten sposób zyskujemy pełną kontrolę nad projektem, nowy system zaczyna przynosić pierwsze korzyści, a my możemy w sposób racjonalny zaplanować i wdrożyć funkcjonalność, która przejmie działania.
2. … spełniać konkretne oczekiwania i … wszystkie pozostałe, które zostaną zidentyfikowane w trakcie realizacji wdrożenia.”
Pierwsza część tego zdania to wręcz obowiązek – system musi spełniać konkretne oczekiwania, które wcześniej określiliśmy. Ale to w słowie „wcześniej” kryje się cała tajemnica sukcesu. Dopisek „i wszystkie pozostałe …” otwiera drzwi do niekończącej się opowieści. Ta jednak jest nie tylko niewspółmiernie droga, ale i trwająca miesiące, a nawet lata.
Każde oczekiwanie, które zaszyjemy w systemie ERP musi przejść bardzo jasną i z góry znaną drogę. I tu od razu ostrzegamy – nie jest ona najkrótsza, bo aby zaprojektować nową funkcjonalność trzeba najpierw przeprowadzić analizę i zrozumieć cel, który ma spełniać. Następnie zbudować. Potem przetestować i uruchomić. To wszystko kosztuje czas i bardzo konkretne pieniądze, a nowego systemu ERP brak.
A co w sytuacji, gdy w trakcie trwania projektu pojawi się potrzeba? Przede wszystkim oceńmy, czy jest na tyle krytyczna, że musi działać już w momencie startu systemu. Jeśli nie – sprawa jest prosta. Umieszczamy ją na liście rozwoju systemu i wracamy do niej po uruchomieniu ERP. Wtedy jesteśmy już bogatsi o wiedzę jak działa system i potrafimy lepiej dopasować ją do naszych potrzeb i oczekiwań. Natomiast, jeśli odpowiedź na pytanie, czy jest to potrzeba krytyczna, brzmi „tak”, należy wrócić do początkowych ustaleń i zdecydować czy jesteśmy w stanie zamienić ją z inną funkcjonalnością, którą wdrożymy później. A jeśli nie, to wspólnie z dostawcą podjąć decyzję co dalej. Być może zmienić termin startu systemu, albo zbudować rozwiązanie tymczasowe.
3. … spełniać wszystkie z 1 546 wymagań spisanych na naszej liście…”
Przygotowując się do wyboru systemu ERP warto mieć przygotowaną listę wymagań, które powinien on spełniać. To, co ważne w tej sytuacji, to to, aby w trakcie weryfikacji nie skupiać się na analizie każdej, najdrobniejszej funkcjonalności. System powinien spełniać maksymalnie kilkanaście najważniejszych dla nas wymagań, takich bez których codzienne funkcjonowanie firmy stanie się niemożliwe. I to one powinny być dla nas kluczowe podczas podejmowania decyzji. W przypadku pozostałych wymagań warto pozostawić dozę elastyczności i nie oczekiwać idealnego dopasowania. Dzięki temu jesteśmy w stanie nie tylko szybciej zamknąć projekt, poznać system i nauczyć się z nim pracować. To daje nam możliwość dalszego rozwijania i kalibrowania kolejnych funkcjonalności pod potrzeby naszej organizacji. W tym przypadku czas to nasz sprzymierzeniec.
Więcej o procesie wyboru systemu ERP mówiliśmy w odcinku: „System i partner wdrożeniowy – duet czy przypadek?”.
Transkrypcję odcinka możesz przeczytać tutaj.
4. … a 1 540 wymagań systemowych jest dla nas krytyczne i musi być zrealizowane od razu.”
Kolejną kwestią jest umiejętność priorytetyzacji potrzeb. Jeśli uznamy, że lwia część długiej listy wymagań ma status krytyczny i nie da się z niczego zrezygnować znajdziemy się w dość trudnym położeniu, które będzie nas tylko oddalać od osiągnięcia celu, czyli działającego systemu ERP. Decyzja, że wszystkie wymagania muszą być gotowe w finalnej wersji na moment go-live systemu nie jest naszym sprzymierzeńcem. Budowa systemu to proces ciągły i warto budować tę świadomość wśród swojego zespołu. Jak wspominaliśmy już o tym w poprzednim akapicie – wybór najważniejszych funkcji systemu z punktu widzenia potrzeb organizacji ma tu kluczowe znaczenie. Zaspokojenie „najkrytyczniejszych z listy krytycznych” potrzeb w pierwszej kolejności skróci czas trwania projektu, pozwoli zaoszczędzić budżet i wyposaży w wiedzę niezbędną do dalszego, świadomego rozwoju systemu, który będzie nam towarzyszyć przez kolejne kilka-kilkanaście lat.
5. Doradca przeprowadzi nas przez projekt „suchą stopą” i podejmie najważniejsze decyzje.
O kompetencjach i roli doradcy w projekcie wdrożeniowym rozmawialiśmy już w odcinku „Do czyjej bramki gra doradca?”. Niemniej warto tu nadmienić jeszcze raz, że doradca jest naszym sprzymierzeńcem w podejmowaniu decyzji, ale nigdy nie powinniśmy oczekiwać ani delegować na niego ich podejmowania. Doradca uzupełnia naszą wiedzę o systemach ERP, sposobie prowadzenia projektów wdrożeniowych. Wskazuje wady i zalety dostępnych rozwiązań. Przewagą doradcy jest wiedza i doświadczenie projektowe, ale nie posiada on wiedzy o organizacji, nie zna jej codzienności i zasad funkcjonowania. A na koniec dnia wdrożony system ma spełniać realne oczekiwania, a nie wyobrażenia osoby z zewnątrz.
Podsumowując, świadome podejście do określania potrzeb biznesowych jest kluczem do osiągnięcia sukcesu w projekcie wdrożenia systemu ERP. To, co początkowo wydaje się zasadne, spójne i zabezpieczające nasze potrzeby bardzo szybko może zacząć grać na niekorzyść firmy wdrażającej system ERP. Jak zawsze, sekret tkwi w detalach. I tu jest podobnie. Brak przemyślanych oczekiwań i ogólne sformułowania to prosta droga do nieporozumień, wydłużającego się wdrożenia i odsuniętych w czasie korzyści.
Pozostałe odcinki znajdziesz na platformach:
 |
 |
>