SYSTEM ERP DLA PLACÓWEK MEDYCZNYCH
Placówki medyczne zarządzają jednocześnie infrastrukturą wartą dziesiątki milionów złotych, wieloosobowymi zespołami medycznymi i kontraktami z NFZ, których realizacja musi być monitorowana w czasie rzeczywistym.
Wdrażamy systemy ERP dla branży medycznej, które integrują dane finansowe, majątkowe i kadrowe w jeden model tak, żeby był widoczny wynik każdego oddziału, a nie tylko wynik całej organizacji.
02 - ERP dopasowany do branży medycznej
Od rozliczeń z NFZ do controllingu grupy bez ręcznych uzgodnień między systemamiPomagamy organizacjom ochrony zdrowia zastąpić rozproszone arkusze i ręczne uzgodnienia między systemami finansowymi, medycznymi i kadrowymi jednym modelem danych.
Wdrażamy oprogramowanie ERP dla branży medycznej tak, żeby koszty świadczeń, rozliczenia z płatnikami i wyniki finansowe placówek były widoczne w czasie rzeczywistym.
Sieć szpitali, prywatna klinika i laboratorium diagnostyczne mają różne modele rozliczeń i różne priorytety wdrożeniowe. Dobieramy system do profilu organizacji i wymagań regulacyjnych właściwych dla jej działalności.
- Niezależność technologiczna: Dobieramy system spośród wiodących platform, kierując się profilem produkcji i wymaganiami regulacyjnymi.
- Znajomość specyfiki branży: Rozumiemy logikę rozliczeń z NFZ, wymagania sprawozdawcze i specyfikę controllingu w ochronie zdrowia.
- Mierzalne efekty: Skrócenie czasu zamknięcia miesiąca, eliminacja ręcznych uzgodnień między systemami i pełna widoczność kosztów świadczeń przed zamknięciem okresu.
03 - DOPASOWANIE ERP DO SEKTORA MEDYCZNEGO
Sieć szpitali rozlicza koszty inaczej niż prywatna klinika specjalistyczna. Laboratorium diagnostyczne ma inną logikę finansową niż centrum rehabilitacji. W każdym z tych modeli kluczowe pytanie jest jednak to samo: czy zarząd widzi aktualny wynik finansowy organizacji na poziomie każdej placówki, każdego oddziału i każdego płatnika?
Te różnice przekładają się na konkretne decyzje projektowe – inną architekturę integracji z systemami medycznymi, inny model rozliczeń z płatnikami i inny zakres controllingu. Dobieramy konfigurację do modelu organizacji i wymagań regulacyjnych właściwych dla jej działalności.
Sieci szpitali i grupy medyczne
Szpital zarządza jednocześnie setkami łóżek, dziesiątkami oddziałów, skomplikowanymi kontraktami z NFZ i aparaturą medyczną o łącznej wartości często przekraczającej budżet roczny. Controlling per oddział, monitorowanie realizacji kontraktu i zarządzanie majątkiem medycznym wymagają wspólnego modelu danych. Dane z systemu HIS, systemu kadrowego i finansów muszą się zbiegać w jednym miejscu. Wdrażamy system ERP dla placówek medycznych, który robi to automatycznie.
Efekt: Skonsolidowane wyniki grupy dostępne bez tygodniowych prac manualnych, pełna porównywalność kosztów świadczeń między placówkami.
-
Konsolidacja wyników grupy
Automatyczna eliminacja rozliczeń wewnętrznych między placówkami i przeliczenie wyników na poziomie grupy.
-
Controlling per placówka i per oddział
Rentowność każdej jednostki organizacyjnej widoczna w czasie rzeczywistym bez ręcznego zbierania danych z systemów placówek.
-
Monitoring kontraktów NFZ
Bieżąca widoczność realizacji każdego kontraktu z NFZ: wykonane świadczenia, limity, nadwykonania i niedowykonania. Decyzje o alokacji zasobów podejmowane na podstawie aktualnych danych, zanim miesiąc się zamknie.
Prywatne kliniki i centra medyczne
Prywatna klinika rozlicza świadczenia z kilkoma płatnikami jednocześnie: NFZ, ubezpieczycielami prywatnymi i pacjentami indywidualnymi. Każdy płatnik ma inne wymagania wobec dokumentacji i inne terminy rozliczeń. Koszt godziny sali operacyjnej, czas pracy chirurga i zużycie materiałów jednorazowych muszą być przypisane do konkretnej procedury, żeby cennik był oparty na faktach, a nie szacunkach. Wdrażamy oprogramowanie ERP dla placówek medycznych, które łączy dane operacyjne z finansami.
Efekt: Automatyczne rozliczenia z każdym płatnikiem według jego wymagań, pełna widoczność należności i terminów płatności.
-
Zarządzanie rozliczeniami z płatnikami
Obsługa rozliczeń z NFZ, ubezpieczycielami i pacjentami indywidualnymi w jednym modelu danych.
-
Controlling kosztów świadczeń
Koszt każdego świadczenia widoczny w trakcie jego realizacji, nie dopiero po zamknięciu miesiąca.
-
Zarządzanie grafikiem i czasem pracy
Czas pracy personelu medycznego rozliczany per procedura i per pacjent. Integracja grafiku z modułem kadrowym eliminuje ręczne uzgadnianie godzin między działem kadr a ordynatorami oddziałów.
Laboratoria diagnostyczne i centra badań
Laboratorium diagnostyczne operuje na bardzo dużej liczbie badań z niską marżą jednostkową. O wyniku finansowym decyduje precyzja kosztowa: koszt odczynnika per badanie, koszt utrzymania analizatora, czas pracy diagnosty. Bez ERP zintegrowanego z systemem LIS te dane są niedostępne lub wymagają ręcznych zestawień. Wdrażamy system ERP dla branży medycznej, który zamienia dane z LIS w controlling laboratorium.
Efekt: Automatyczne rozliczenia zleceń z każdym płatnikiem, pełna widoczność rentowności per typ badania i per kanał zleceniodawcy.
-
Integracja z systemem LIS
Dane z systemu laboratoryjnego zasilają automatycznie moduł finansowy bez ręcznego przepisywania wyników i zleceń.
-
Controlling per typ badania
Rentowność każdego typu badania widoczna w czasie rzeczywistym z pełnym rozliczeniem kosztów bezpośrednich i pośrednich.
Sieci aptek
Sieć aptek zarządza tysiącami indeksów lekowych jednocześnie, z różnymi marżami, różnymi terminami ważności i różnymi dostawcami. Controlling per apteka, zarządzanie rotacją i automatyczna weryfikacja rozliczeń refundacyjnych wymagają systemu, który śledzi każdy ruch materiałowy i każdą transakcję sprzedażową. Wdrażamy oprogramowanie ERP dla placówek medycznych, które daje zarządowi sieci widoczność wyników każdej lokalizacji.
Efekt: Zarząd sieci aptek widzi wynik finansowy każdej apteki, rotację asortymentu i realizację budżetu zakupowego w jednym miejscu bez długotrwałych konsolidacji raportów z placówek.
-
Controlling per apteka i zarządzanie asortymentem
Marża per indeks lekowy i per kategoria asortymentowa widoczna na poziomie każdej apteki i sieci łącznie. Identyfikacja indeksów z niską rotacją i zagrożonych przeterminowaniem przed poniesieniem straty.
-
Rozliczenia refundacyjne i integracja z NFZ
Automatyczna weryfikacja rozliczeń refundacyjnych z NFZ wobec sprzedaży zarejestrowanej w systemie. Rozbieżności wykrywane systemowo, bez ręcznego porównywania raportów aptecznych z rozliczeniami funduszu.
04 - Moduły erp w branży medycznej
Moduły ERPwspierające placówki medyczne
Placówka medyczna obsługuje procesy o bardzo różnym charakterze: od rozliczeń z NFZ i ubezpieczycielami przez gospodarkę lekową po controlling aparatury i zarządzanie grafikami wieloosobowych zespołów. Konfigurujemy oprogramowanie ERP dla służby zdrowia tak, żeby wszystkie te warstwy działały w jednym, spójnym środowisku danych.
Controlling na poziomie oddziału i procedury
Koszty bezpośrednie i pośrednie alokowane do centrów kosztów (oddziałów, gabinetów, pracowni) automatycznie, na podstawie kluczy podziałowych zdefiniowanych przez kontrolera finansowego. Każdy oddział i każda procedura medyczna z własnym rachunkiem zysku i strat.
Wybrane funkcjonalności:
- Alokacja kosztów bezpośrednich i pośrednich do oddziałów, gabinetów i pracowni
- Controlling per procedura medyczna: koszty materiałowe, czas personelu, amortyzacja aparatury
- Budżetowanie per jednostka organizacyjna z monitoringiem odchyleń w czasie rzeczywistym
- Raporty zarządcze per oddział dostępne dla kierownictwa bez ręcznych zestawień
Rozliczenia z NFZ i monitoring kontraktów
Kontrakt z NFZ to zobowiązanie dwustronne – nadwykonania nie są automatycznie finansowane, niedowykonania generują ryzyko zwrotu. ERP monitoruje realizację każdego kontraktu w czasie rzeczywistym i sygnalizuje odchylenia z wyprzedzeniem umożliwiającym reakcję.
Wybrane funkcjonalności:
- Bieżący monitoring realizacji kontraktów NFZ: wykonane świadczenia, limity, nadwykonania, niedowykonania
- Alerty o ryzyku niedowykonania lub przekroczenia limitu z wyprzedzeniem czasowym
- Integracja z systemem HIS dla automatycznego pobierania danych o wykonanych świadczeniach
- Raportowanie realizacji kontraktu dla zarządu i dla negocjacji z NFZ
Gospodarka lekowa i materiałowa
Leki i materiały medyczne to najważniejsza pozycja kosztowa po wynagrodzeniach. ERP zintegrowany z apteczkami oddziałowymi daje zarządowi widoczność kosztów leczenia każdego pacjenta, nie tylko kosztów dostaw.
Wybrane funkcjonalności:
- Gospodarka lekami z obsługą dat ważności, strategii wydań i automatycznych zamówień uzupełniających
- Śledzenie zużycia leków i materiałów per oddział, per pacjent i per procedura
- Integracja z apteką szpitalną i systemami HIS dla automatycznego rozliczania zużycia
- Kontrola budżetu lekowego per oddział z alertami przy zbliżaniu się do limitu
Zarządzanie majątkiem medycznym i aparaturą
Aparatura medyczna to aktywa amortyzowane przez kilkanaście lat z kosztami utrzymania często przekraczającymi cenę zakupu. Controlling aparatury per jednostka i per oddział to podstawa decyzji o modernizacji i planowaniu inwestycji.
Wybrane funkcjonalności:
- Ewidencja aparatury medycznej z historią serwisów, przeglądów i kosztów utrzymania
- Amortyzacja planowa z możliwością alokacji do oddziałów korzystających z aparatu
- Planowanie przeglądów technicznych z alertami o zbliżających się terminach
- Controlling inwestycji per oddział z rozliczeniem aktywacji po zakupie
Kadry i czas pracy personelu medycznego
Szpital zarządza jednocześnie grafikami zmianowymi, dyżurami lekarskimi, urlopami i nadgodzinami – każdy z własną stawką i własnym sposobem rozliczenia. ERP obsługuje ten proces systemowo, eliminując ręczne zarządzanie grafikami w arkuszach.
Wybrane funkcjonalności:
- Zarządzanie grafikami pracy personelu medycznego: zmiany, dyżury, kontrakty
- Ewidencja czasu pracy z obsługą różnych form zatrudnienia: etat, kontrakt, dyżury
- Rozliczenia czasu pracy per oddział jako podstawa alokacji kosztów personalnych
- Integracja z listą płac i automatyczne generowanie danych do rozliczeń ZUS
Finanse, controlling i KSeF
Organizacja medyczna przetwarza jednocześnie przychody z NFZ, przychody komercyjne, koszty leków, koszty personelu i amortyzację aparatury. Każde zdarzenie kliniczne i operacyjne ma odzwierciedlenie finansowe w czasie rzeczywistym.
Wybrane funkcjonalności:
- Wielowymiarowy rachunek wyników: per oddział, per specjalista, per procedura i per płatnik
- Obsługa e-faktur KSeF zintegrowana z procesami zakupowymi i rozliczeniami z dostawcami
- Cash flow operacyjny z widocznością należności od NFZ i zobowiązań wobec dostawców
- Raportowanie finansowe dla zarządu, rady nadzorczej i organów założycielskich
05 - integracje z systemami dziedzinowymi
systemów ERP
Organizacja medyczna rzadko operuje tylko na systemie ERP. System HIS, system laboratoryjny, system kadrowy – każdy z nich generuje dane, które muszą trafiać do modelu finansowego bez ręcznych transferów.
System HIS
(Hospital Information System)
Integracja ERP z systemem HIS eliminuje ręczne uzgodnienia między systemem medycznym a finansowym. Każde świadczenie generuje automatycznie odpowiednie zapisy finansowe z powiązaniem z płatnikiem i centrum kosztów.
System LIS
(Laboratory Information System)
Integracja ERP dla branży medycznej z systemem laboratoryjnym eliminuje ręczne uzgodnienia między systemem laboratoryjnym a finansowym. Każde zlecenie generuje automatycznie odpowiednie zapisy finansowe z powiązaniem z płatnikiem.
(Hospital Information System)
(Laboratory Information System)
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Dokumentacja medyczna, umowy z płatnikami i procedury wewnętrzne zarządzane cyfrowo z kontrolą wersji i pełną historią operacji.
Wdrażamy Archilleę jako uzupełnienie systemu ERP tak, żeby zarządzanie umowami z płatnikami, obieg dokumentacji finansowej i archiwizacja dokumentów były obsługiwane w jednym środowisku zintegrowanym z ERP.
Zakupy leków, materiałów medycznych i usług serwisowych zarządzane w jednym miejscu, od przetargu po automatyczne rozliczenie faktury.
Nie ograniczamy się do standardowych funkcji ERP. Wykorzystujemy platformę Carthena do zarządzania procesem zakupowym w placówce medycznej, od postępowań przetargowych na leki i materiały medyczne przez portal dostawców po automatyczne 3-way matching z fakturą KSeF.
Wynik per oddział bez ręcznych zestawień
Kontrakt NFZ pod kontrolą przez cały miesiąc
Gospodarka lekowa bez strat na przeterminowaniu
Aparatura pod kontrolą przez cały cykl życia
Czas administracyjny personelu medycznego zredukowany
Integracja HIS, LIS i RIS w jednym modelu danych
07 - CO MOŻEMY DLA CIEBIE ZROBIĆ W BRANŻY MEDYCZNEJ
Jak dobieramy i optymalizujemysystem ERP w branży medycznej?
08 - Strategia wdrożenia dopasowana do modelu organizacji medycznej
Start dopasowany do Twojego modelu biznesowegoWdrożenie oprogramowania ERP dla branży medycznej planujemy z uwzględnieniem kalendarza rozliczeń z NFZ i terminów sprawozdawczych. Każda faza projektu ma okno realizacji tak, żeby nie kolidowała z krytycznymi momentami operacyjnymi organizacji.
Zaczynamy od audytu diagnostycznego: mapowania procesów rozliczeniowych, oceny obecnej integracji systemów medycznych z finansowymi i identyfikacji obszarów generujących największe ryzyko operacyjne. Na tej podstawie ustalamy kolejność uruchamiania modułów.
Konsolidacja wyników i controlling per placówka.
Wdrożenie zaczynamy od ujednolicenia modelu danych i wdrożenia raportowania zarządczego, które pozwala porównywać wyniki placówek w oparciu o te same wskaźniki. Równolegle konfigurujemy automatyczne rozliczenia intercompany między podmiotami grupy.
Rozliczenia z płatnikami i controlling świadczeń
Wdrożenie koncentruje się na integracji z systemem medycznym i automatyzacji rozliczeń z płatnikami. Celem jest eliminacja ręcznych uzgodnień między systemem HIS a finansowym i pełna widoczność kosztów świadczeń w czasie rzeczywistym.
Integracja z LIS i controlling per typ badania.
Wdrożenie skupia się na integracji z systemem laboratoryjnym i automatyzacji rozliczeń zleceń. Celem jest pełna widoczność rentowności każdego typu badania bez ręcznego zbierania danych z systemu laboratoryjnego.
Controlling per apteka i rozliczenia refundacyjne.
Wdrożenie zaczynamy od controllingu per lokalizacja i integracji z systemem rozliczeń refundacyjnych. Celem jest wynik finansowy każdej apteki i automatyczna weryfikacja rozliczeń z NFZ bez ręcznego porównywania raportów placówek z rozliczeniami funduszu.
Rozliczenia z płatnikami i controlling świadczeń
Wdrożenie koncentruje się na integracji z systemem medycznym i automatyzacji rozliczeń z płatnikami. Celem jest eliminacja ręcznych uzgodnień między systemem HIS a finansowym i pełna widoczność kosztów świadczeń w czasie rzeczywistym.
Controlling per apteka i rozliczenia refundacyjne.
Wdrożenie zaczynamy od controllingu per lokalizacja i integracji z systemem rozliczeń refundacyjnych. Celem jest wynik finansowy każdej apteki i automatyczna weryfikacja rozliczeń z NFZ bez ręcznego porównywania raportów placówek z rozliczeniami funduszu.
w wielu branżach
01 – UCZELNIE WYŻSZE
02– ADMINISTRACJA PUBLICZNA
03 - ADMINISTRACJA SAMORZĄDOWA
04 – KURIERSKA
05 – BUDOWLANA
06 – POWER & UTILITIES
11 - FAQ
Rozwiewamy wątpliwościo dopasowaniu ERP w branży medycznej
Tak. Konfigurujemy moduł finansowy pod specyfikę rozliczeń z NFZ: strukturę kontraktów, limity świadczeń i wymagania sprawozdawcze. Integracja z systemem HIS eliminuje ręczne przepisywanie danych między systemem medycznym a finansowym.
Koszty bezpośrednie i pośrednie alokowane są na poziomie każdego świadczenia w czasie rzeczywistym. Zarząd widzi rentowność każdego oddziału i każdego typu świadczenia bez ręcznego zbierania danych z systemów placówek.
Tak. Systemy, z którymi pracujemy, obsługują konsolidację wielopodmiotową z automatyczną eliminacją rozliczeń intercompany. Mamy doświadczenie w projektach obejmujących grupy złożone z kilkudziesięciu podmiotów jednocześnie.
Nie. Wdrożenie prowadzimy etapami, zaczynając od modułów o najwyższym wpływie na raportowanie finansowe. Organizacja adaptuje się do zmian bez ryzyka przerwy w ciągłości operacyjnej.
Moduł gospodarki lekowej śledzi zużycie leków i materiałów medycznych per oddział i per pacjent z obsługą strategii FEFO i dat ważności. Integracja z apteką szpitalną pozwala rozliczać zużycie automatycznie, każde wydanie leku z apteczki oddziałowej przypisane jest do właściwego centrum kosztów. Alerty o zbliżających się terminach ważności generowane z wyprzedzeniem zapobiegającym stratom.
Każde urządzenie ma w systemie historię serwisów, przeglądów i kosztów utrzymania z amortyzacją alokowaną do oddziałów, które z niego korzystają. Koszt per badanie lub per procedura jest kalkulowany automatycznie, jako podstawa do decyzji o modernizacji aparatury i planowania CAPEX. Alerty o zbliżających się terminach przeglądów technicznych wymaganych przez przepisy generowane z wyprzedzeniem.
>
